特集コラム：「教えて！ビズ男先生」：タブレットでプレゼンをしよう！
「教えて！ビズ男先生 -スマホ導入 虎の巻-」：タブレットでプレゼン 3限目
- 御噺 優美
- みなさん、こんにちは。
社内会議の際、参加者へ紙の資料を配付し同じ内容をプロジェクターで投影している企業様は多いかと思います。
資料の投影で参加者全員が同じ内容を共有し、手元の資料にメモを書き込めることは便利ですが、会議が終わった後に資料を見返す機会は意外と少ないのではないでしょうか。
1限目でもお伝えしましたが、タブレットとソリューションを組み合わせることによって、紙だけでは伝えきれない情報を効果的に伝えることができ、資料データの共有権限管理など一歩先のペーパーレス化促進にもつながります。
3限目では「会議室でのプレゼン」にフォーカスして、タブレットの活用と効果的なソリューションをご紹介します。
ペーパーレス会議ソリューションとは
ペーパーレス会議ソリューションとは、紙に印刷した資料で会議を行うのではなく、PDF化した資料（デジタルデータ）をタブレットで表示・閲覧しながら行う会議を支援するソリューションです。
製品・ソリューションによって特徴がありますが、ネットワークサーバを活用して、外出先や社内から会議資料を閲覧可能な状態になっているのが一般的です。
詳細は後述しますが、会議用途だけでなく、資料共有ツールや営業支援ツール、社内研修ツール等の幅広い用途のインフラとして活用可能で、タブレットと相性の良いソリューションとして今非常に注目されています。
大人数向けのプレゼンにはペーパーレス会議が有効
社内で複数の方向けに資料を共有する必要がある会議には、ペーパーレス会議ソリューションが非常に役に立ちます。その理由とペーパーレス会議の利点をご説明します。
①常に最新の情報を共有できる！
ペーパーレス会議ソリューションを利用すれば、印刷は不要なため、会議の直前まで資料の精査・差し替えができ、最新の情報をすぐに反映・提示することができます。
それによって、プレゼンターは不安を持つことなく自信を持ってプレゼンに臨め、会議内容も状況に即した有意義な内容になります。
直前にならないと最新の情報が確定しない経営会議や、複数のプレゼンターが出席する会議で有用です。
資料はフォルダ分けをした管理が可能なため、履歴管理もできます。
資料データの閲覧権限・公開期限や、端末へのダウンロード可否も設定でき、紙資料のように紛失や外部に転用される心配もありません。
②プレゼンをスムーズに進行できる！
資料はデータで管理しますので、印刷は不要となりコスト・準備時間の削減につながります。
また、プレゼンをする際、資料のページ同期を行うことが可能です。
プレゼンターがページをめくると、参加者の手元のタブレットの資料も同じページに同期されます。
個々で資料にメモを書き込んだり付箋を貼ることもできます。
印刷した資料は手元で確認しやすく直接メモも書き込めて便利ですが、会議が終われば机の中に無造作にしまうか廃棄するケースが多いです。
そこで、ペーパーレス会議ソリューションを利用すれば、会議終了後に状況が変化するような、営業部門の数字進捗や企画部門のプロジェクト進捗の会議資料なども、タイミングを逃すことなく配布できます。
③すぐにプレゼンできる！
McTiVia PROなどの機器を利用すると、タブレットに保存した資料データをワイヤレスでプロジェクターに投影できます。
PCをプロジェクターに接続する際の煩わしさがなく、すぐにプレゼンを開始することができます。
プレゼンをする予定はなかったが、突如会議内で発表したい内容がある時も個人でしか持っていない資料をスムーズに映しだすことができます。
社内だけではない、様々な利用シーンでの活用方法
会議現場でタブレットを使うメリットを見ていただきましたが、大人数向けのプレゼンという観点からは、社内会議以外にも利用可能なシーンがあります。
例えば、教育の現場や社内での研修でも、教材・マニュアル配布に利用でき、同様のメリットが得られます。
常に最新の資料を共有・閲覧することが可能なため、個々で復習を行うこともできます。
さらに、複数拠点のある大規模な企業様にもタブレットは役に立ちます。
複数拠点間のメンバーで会議を行う場合、出張して対面か専用のＴＶ会議システムを特定の会議室に設置して実施する必要がありました。
そこで、内蔵マイクとカメラを搭載しているタブレットでWEB会議ソリューションを活用すれば、いつでも、どこでも、外出先からでも、メンバーの顔を見ながら、また資料を共有しながら会議を開催できます。
会議のための出張費と移動時間の削減のみならず、タブレットの携帯性を有効活用し、現場の生の状況を共有することで、ビジネススピード向上とチャンスロスを防ぐことが可能です。
お勧めの会議室で活用できるソリューションいろいろ
ここまでは、会議で活用できるタブレットの利用方法とソリューションを用いたプレゼンスタイルをご紹介しました。
皆さん、具体的な利用イメージは湧いてきましたでしょうか。
ここからは、私が実際に講師として会議で利用したり、訪問先の企業様で聴講者として利用したソリューションを紹介します。
それぞれ特徴がありますので、皆さんの使用用途に合わせて最適なソリューションを見つけてみてください。
●SYNCNEL for Enterprise：住友セメントシステム開発株式会社
iPhone/iPadでドキュメントをセキュアかつリアルタイムに共有
iPhone/iPadを企業でご活用いただくためにセキュアな環境かつリアルタイムにドキュメント・動画・画像などの情報共有を行うことができるクラウドサービスです。
経営会議や社内会議の資料からセミナーや教育現場の教材・テキストまでペーパーレスで配布。
閲覧しているページの同期やドキュメントの閲覧期限設定、閲覧ログでの監視も可能です。
タブレット画面のコントロールとファイル同時めくり機能
Bluetooth通信で同期する、環境に依存しない「ファイル同時めくり機能」が特徴的なソリューションです。
プレゼンを受ける側にタブレットがない場合、プレゼンター側にタブレットとスマートフォンがあれば、プレゼンの相手にタブレットを渡し、スマートフォンでタブレット画面をコントロールすることができます。
資料を見る、資料に書き込む。「V-CUBE ドキュメント」で会議革命！
「V-CUBE ドキュメント」は、直感的でわかりやすいユーザーインターフェース、タブレットからの手書き感覚での書込みが会議の質・効率をアップします。印刷物を利用しないことでの紙資源・印刷コストの節約はもちろん、紙資料の紛失等による情報漏洩の防止にもつながります。
パソコンとインターネット回線ですぐ始められるWEB会議
WEB会議システムの「V-CUBE ミーティング」はインターネット回線さえあればすぐに始められます。
相手の顔を見て話ができるだけでなく、1つの資料を全員で共有したり、会議を録画して議事録として利用できます。
まとめ
大人数向けのプレゼンにはタブレットとペーパーレス会議の組み合わせが有効です。
メリットを再度まとめますと、以下のとおりです。
- 会議の効率化が可能！・・・準備時間の削減、人数の急な増減にも対応
- スマートに会議ができる！・・・ページ連携、メモ等の機能により紙の会議と同じクオリティをスマートに
- 多様なシーンで使える！・・・WEB会議との併用により会議だけでなくセミナーや教育現場でも活躍
4限目は「店頭でのタブレットを使った商品説明」というテーマでお話したいと思います。
では次回の講義も、ご参加のほどよろしくお願いいたします。
- 須摩 ビズ男
- 御噺先生、ありがとうございました。
ついつい緊張しがちな大人数へのプレゼンもタブレットとソリューションがあれば、心強いですね！プレゼンを受ける側も、プレゼン内容をより深く理解でき、最新の資料を管理することができますね。
本講義の感想や質問のある生徒は、ページ下のFacebookコメント欄に記載するか、問い合わせフォームに入力して提出をお願いします！
起立！礼！ありがとうございました！！
この記事に掲載されているデータは2013年03月21日時点のものです。
[掲載日：2013/03/21]
