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情報共有の効率化ができるソリューション

私がオススメする「情報共有の効率化」が可能なソリューションは、大きく分けて3つです。

1.グループウェア
グループウェアとは、企業内で社員が効率的に情報共有、共同の業務を行うための、ネットワークを利用したソリューションです。
どの製品も非常に多機能ですが、基本機能としては、メール、スケジュール共有、社内掲示板、ワークフローが挙げられます。
(後述のファイル共有、Web会議が一部機能として含まれている製品もあります。)
PC、スマートデバイスのブラウザやアプリ上で利用できるため、社外でもリアルタイムな情報共有・共同業務が行え、業務を大幅に効率化します。

2.ファイル共有
クラウド上でドキュメントを管理・共有できるソリューションです。
顧客向けの製品説明資料や、社内資料、動画ファイルなどの大容量のドキュメントの保管・共有に役立ちます。
いつでも最新の資料を管理・配布できるので、タイムラグなく社員全員が共通の資料を利用できます。
PC、スマートデバイスからドキュメントの閲覧が可能ですので、大量の紙の資料を印刷したり、持ち運ぶ必要もありません。
データの暗号化にも対応しており、セキュリティ面でも安心して利用できます。

3.Web会議
Web上での映像配信により、PC、スマートデバイスで会議が行えるソリューションです。
映像での会話と同時に資料共有やチャット等で、コミュニケーションを取ることができます。
電話やメールだけでは伝えきれない情報伝達が可能です。
インターネット環境さえあれば利用が可能ですので、拠点や遠隔地とのコミュニケーションの手間やコストを飛躍的に削減できます。

1限目では、「グループウェア」について詳しく解説します。

グループウェアはどんな時に便利？

企業でグループウェアを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。
ビジネスでよくありがちな下記のシーンから解説します。

「外出先で、お客さまからの重要なメールが確認できない...。」
→メール機能で解決！

外出先でもスマートデバイスから会社のメールを確認、送受信を行うことができます。
大事なメールを見逃すことなく、緊急事態でもすばやく現状の業務の進捗を確認することができます。

「緊急で会議が入った！メンバーの予定は空いているかな...？」
→スケジュール共有機能で解決！

いつでも社内メンバーのカレンダーを確認できるため、メンバーがいつ何をしているかが一目瞭然です。
メンバーと連絡が取れない状況でも、複数メンバーの予定が確認でき、会議の設定も簡単にできます。

「急ぎで全社向けに人事通達をしないと！」
→社内掲示板機能で解決！

総務・人事関連の情報等社員に伝えたい情報を、社内掲示板で共有することが可能です。
拠点や部署などの配信先を分けて限定公開をすることができますので、伝えるべき相手に抜け漏れなく情報伝達を行えます。

「あの申請の承認、いつ貰えるんだろう？」
→ワークフロー機能で解決！

外出先からでも、稟議や経費精算などのワークフローの申請・承認が可能です。
申請・承認者が離席中でも、申請・承認業務が滞ることがなくスムーズに運用できます。

グループウェアを利用すれば、上記のような緊急事態でも社内外へのスピーディーな情報共有ができるのです。
加えて、クラウド型のグループウェアであれば、システム運用の工数や管理も不要でコストの削減も期待できます。

以下、私オススメのグループウェアを3製品ご紹介します。
それぞれの製品に強みや特色がございますので、是非チェックしてみてくださいね。

セキュリティ担当者の悩み

"「社外からでも情報共有ができるようスマートデバイスでグループウェアを使いたい。」
営業現場からそういった声をよく聞く。分かってはいるがセキュリティが心配だ。"

スマートデバイスは小さいから紛失や盗難のリスクもあり、不正利用されても社外では気がつきにくいということから、セキュリティ担当者の中にはこのようなお悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか。
情報セキュリティに対し厳格なポリシーを持つ大企業では、「情報漏洩対策」がネックとなって、スマートデバイスの導入にブレーキがかかっているケースが多いようです。

スマートデバイス導入に伴う情報漏洩対策のポイントは2つあります

• 1.社員教育
  (A)早期報告の徹底：紛失、盗難されたらすぐに警察とシステム担当者へ連絡を行う。
  (B)利用ガイドラインの遵守：利用ルールを明確化し、社員に順守させる。
• 2.セキュリティソリューションの導入
  こちらは様々なソリューションが多数のメーカーから提供されています。
  「CLOMO MDM」などのスマートデバイスの利用をきめ細かく制御できるMDMと言われる製品や、「sactto!リモートワイプ」などの紛失時にデバイスをロックしたり、データを消去する製品などがあります。

上記以外に、「デバイスにデータを残さない」というコンセプトの製品が情報漏洩対策には非常に有効です。
ここでは「デバイスにデータを残さない」「導入が簡単」な点が好評な、CACAHTTO(カチャット)をご紹介します。

他製品と比較した、CACHATTOの特徴は以下です。

• ・利用端末に閲覧情報が残らない、閲覧情報を持ち出させない
• ・ファイアウォールの設定変更不要
• ・VPN不要
• ・既存システムに大きな変更を必要としない

PC､スマートデバイスに閲覧情報を残さないので、情報漏洩対策も万全です。
お使いの社内システムにCACHATTOサーバーを、「カチャット！」入れるだけで、外部端末からすぐに利用が可能ですので、安心して導入いただけます。

グループウェア導入と同時に上記のような情報漏洩対策をしっかりと実施することで、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることが可能です。

まとめ

グループウェアを利用すると、時間や場所の制約を超えて情報共有を効率的に行うことができます。
スマートデバイスと組み合わせて、社外でもグループウェアにアクセスできるようにすると更に効率的です。
ところが、スマートデバイスの企業導入には、デバイスの紛失・盗難などのリスクが伴います。
社員教育、セキュリティソリューションの導入などのセキュリティ対策を合わせて実施することをお勧めします。

次回の2限目以降では、冒頭でご紹介したファイル共有、Web会議の具体的な利用シーンと、それらに対応した最適なソリューションをご紹介します。
本日の講義は以上です。それでは次回の講義もよろしくお願いいたします。