ZERO COPY Meeting
簡単なメンバー追加や、資料回収など充実のセキュリティ機能！iPad用ペーパーレス会議システム
「ZERO COPY Meeting（ゼロコピー ミーティング）」は、iPadとクラウドストレージを活用したペーパーレス会議システムです。
紙の良さを電子に生かし、会議資料の配布・回収を自由自在に行えます。
配布状態をコントロールできるため、外部流出のリスクを大幅に軽減します。
管理者不要で、導入後すぐに使い始めることができます。
- メーカー名
- パーソナルメディア株式会社
価格
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LICENSE ONLINE Biz/LICENSE ONLINEとは？
プラン2
最大主催者数が2名、最大ゲスト数が50名のプランです。
プラン5
最大主催者数が5名、最大ゲスト数が50名のプランです。
プラン10
最大主催者数が10名、最大ゲスト数が100名のプランです。
プラン30
最大主催者数が30名、最大ゲスト数が300名のプランです。
製品詳細
ZERO COPY Meeting 4つの特長
会議資料の配布・回収が自由自在
資料ごとにいつでも会議メンバーへの配布・回収ができます。また、「会議の出席者だけへの配布」「会議終了後の回収」の設定をしておけば、会議の状態にあわせて自動的に配布・回収されます。回収された資料のファイルはiPadから削除されるので、機密資料が外部に流出するリスクを軽減できます。
組織を越えた会議でも迅速、容易に運営可能
会議の作成とメンバー登録は、会議の主催者と、メンバーになりたい人の当事者だけで可能です。思い立ったらすぐに会議の作成とメンバー登録を行うことができます。
メンバー登録は、社外や別組織からの参加者を含む会議であっても、社内の会議と全く同じ簡単な手順で済みます。組織を越えた会議でも迅速、容易に運営可能です。会議に参加するためのアカウントは、自分のメールアドレスを使って登録します。本システム専用のアカウントやユーザーIDを新しく割り当てる必要はありません。
Bluetooth通信で近くの参加者を自動認識
iPadのBluetooth通信の機能により、ユーザー同士が近くにいることを認識できます。初めて会議に参加するユーザーでも、この機能を使って会議の主催者にメンバー申請を行い、その場で会議に参加することができます。主催者のiPadでは、近くにいる参加者を自動的に認識し、その日に集まったメンバーの出席状況を把握できます。
「ここ見て」機能
会議の進行中に、出席者に注目してほしいページを画面で案内できます。各出席者のiPadに子画面を表示して案内するので、画面が突然切り替わることはなく、それまで見ていた資料をそのまま閲覧することも可能です。
ZERO COPY Meeting利用例
役員会や経営会議
経営レベルの会議で用意される大量の資料は、コスト高の要因にもなっていました。ZERO COPY Meetingの導入で、印刷作業が不要となり、スピーディーな資料配布が可能となります。機密性の高い経営資料の配布にも威力を発揮します。資料回収だけでなく、当日の出席者だけへの配布や会議終了後の回収が自動的に可能です。回収された資料はiPadから削除され、外部へ漏えいするリスクを軽減できます。
社内会議
部門別、役職別などの社内会議、ミーティング、勉強会に活用いただけます。現場レベルでの会議は、日々の情報共有や課題解決のため、常に最新情報をもとにして行われます。そのため、資料の更新や差し替えが頻繁に行われ、円滑な会議進行の妨げにもなっていました。ZERO COPY Meetingを導入すれば、会議直前まで資料の差し替えが可能となり、 資料配布で会議が止まることはもうありません。
組織を越えた会議
業界団体での会合や複数の会社が集まったプロジェクト会議、省庁や自治体間で行われる協議会などは、ZERO COPY Meetingの利用がもっとも適した会議形態の一つです。ZERO COPY Meetingでは、会議の出席者だけで会議作成やメンバー管理が可能なので、急な担当者変更や飛び入り参加などにも迅速に対応できます。ユーザーになるために必要な情報は氏名とメールアドレスだけです。組織を越えた会議でも運営が容易です。
ZERO COPY Meeting 3つの導入メリット
紙の印刷コストを大幅に削減！
紙の会議資料では、参加者の人数が多い場合や資料のページ数が多い場合に大量の紙を消費していました。ZERO COPY Meetingでは、会議資料を電子的に配布するので、印刷コストの大幅な削減につながります。紙資料では手間のかかる保管場所の確保や整理などといった管理業務も不要になります。
常に最新の資料を配布できます！
紙資料では、事前の印刷や準備に時間と手間がかかり、会議直前に内容の変更があっても、十分な対応ができませんでした。ZERO COPY Meetingでは、会議の直前や会議の開催中であっても資料の更新が可能であり、出席者は常に最新の資料を閲覧できます。
セキュリティが向上します！
配布した会議資料はいつでも回収でき、機密資料が外部に流出するリスクを低減できます。紙資料では、資料のコピーや管理を担当する人に見られてしまうといった不安もありますが、ZERO COPY Meetingなら大丈夫です。
動作環境
◆iPad（iOS 9以降）
・App StoreでZERO COPY Meetingのアプリ(無料)を入手してください。
・本システムのユーザー認証にはuIDアカウントを利用しています。まずはじめにuIDアカウントを取得(無料)を行ってください。
・iPad 2では、会議メンバーに申請する機能、会議メンバーの申請を受ける機能、および近くにいるメンバーの認識機能は使えません。
◆【資料を配布する場合】Dropbox、またはOneDriveのアカウント
・配布する資料をPDFで用意し、上のアカウントに格納します。
・ビジネス向けDropboxにも対応しています。OneDrive for Businessには対応していません。
導入事例
専門商社 A商事様
印刷コスト削減と会議運営の負担軽減を実現
背景
専門商社A商事様では、大きな定期会議が2つあります。1つは部長クラスの経営会議で参加者は約40名、もう1つは定例役員会で13名です。
会議資料は平均50～80ページ、場合により100ページを超すこともあります。
iPadは営業部隊、全役員、部長クラスに配布済です。営業部隊では顧客への情報提供と担当者間の情報共有で効果を上げており、そこで、次の段階として定期会議のペーパーレス化に着手することにしました。
課題
定例会議の準備を総務部が担当し、毎回、提出された資料の必要部数を印刷していました。コストだけでなく、会議直前での資料の差替えや追加にかかる手間が問題となっていました。
もう1つの課題は、機密性の高い資料の取り扱いです。資料は原則持ち帰りができますが、機密性の高い資料は回収することがあります。その回収管理が負担になり、結果的に会議資料として出すのを諦めるケースもありました。
導入
選考理由1：月額コストが低料金
もっとも大きなポイントは、運用コストでした。月額のコストが低料金で、はじめてのペーパーレスシステムの導入にはハードルが低かった点が評価されました。また、最短契約期間の縛りが短いことも、ご採用いただいた理由の一つです。他社の会議システムにあるような長期間の縛りがない点が、採用時の不安軽減につながったようです。
選考理由2：機密資料の確実な回収
2つ目のポイントは、配布した資料を確実に回収できるという点です。機密性の高い資料を、紙資料と同じように会議の場で確実に回収できるようになりました。重要課題だった配布管理の負担が減り、誰でも安心して資料を配布できるようになった点を高く評価していただきました。
効果
①印刷費用のコスト削減効果のほか、総務担当者の業務が大きく軽減されました。
②配布機能の回収機能など機密資料の取り扱いが改善され、会議資料の提供が活発になりました。
③資料を保管するスペースが不要になり、ペーパーレス化を実現しました。
④機密性の高くない資料限定ですが、会社や自宅のパソコンからも資料を見ることができるようになり、資料電子化のメリットを幅広く活かせるようになりました。
導入企業様のプロフィール
- 導入企業様名
- 専門商社 A商事
- 所在地
- 東京都品川区
- 概要
専門商社
- 従業員数
- 300人
- 導入時期
- 2015年11月