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ASTRUX2.0 SaaS

企業における一般文書からISO文書や記録などの運用・管理をWebベースに一元管理。 オフィスにおける文書管理に関わる様々な業務を効率化します。

「ASTRUX2.0 SaaS」は、様々な文書を効率よく管理できる文書管理ツールの決定版です。

企業における一般文書やISO文書、記録などの運用・管理をWebベースで一元管理し、文書管理に関わる様々な業務を効率化。社内でのスピーディな意思伝達・決定を可能にすることで、お客様のビジネス発展をサポートします。
またSaaSでのご提供で、サーバなどの初期投資が不要でご利用いただけます。

メーカー名
株式会社デジタルマトリックス
メーカーURL
http://www.astrux.jp/about/saas.html

価格

基本プラン

初期費用:100,000円(税抜)
月額費用:67,500円(税抜)
年額費用:設定なし
最低購入本数:1本
最短契約期間:6ヶ月

上記は必須項目の価格です。
また登録ユーザー数は標準で上限200ユーザーです。
※初期費用の内訳
 ASTRUX SaaS 初期費用:50,000円
 +DigitalNetホスティングサービス初期費用:50,000円
※月額費用の内訳
 DigitalNet ASTRUX SaaS ホスティングサービス:25,000円
 +ASTRUX2.0 基本ライセンス:42,500円

オプションが多数ございますので、詳細につきましてはお問い合わせください。

製品詳細

ASTRUXでの文書管理

文書の参照・検索

管理者の設定操作の軽減はもちろんのこと、操作に不慣れな方でも直感的に操作できるインターフェイス。
膨大なデータの中から、必要なファイルが簡単に絞り込めるよう、ファイル名や格納フォルダなどの基本情報、関連文書や属性、申請内容等からも検索可能です。

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文書の登録・編集

膨大なデータをスムーズに格納するための各種登録方法をご用意。
編集機能は、WebDAVによる直接編集、旧版を管理するためのバージョンアップや、改訂申請などの機能も充実。

申請・承認(ワークフロー)

業務で発生する申請などの様々なワークフローに対し、柔軟に対応できるよう、各種種別・アクションや、申請をスムーズに進める機能などが、あらかじめ備えられています。
申請の基本動作、申請ルートの多様なアクション設定、申請承認状況を一覧で把握でき、アクション名のカスタマイズや、代理承認機能、自動承認機能、否認時の動作についてもリトライ・差し戻し等選択可能など、各種申請をフォローする設定が可能です。

ASTRUXでのセキュリティ管理

ログイン連携

ASTRUX上のユーザー・グループ管理をAD(Active Directory)と連携させる「AD連携オプション(※)」や、グループウェア等からASTRUXを参照する場合に便利な簡易型シングルサインオン機能を搭載。
※AD連携オプションは有料のオプションです。

セキュリティ

アクセス権設定によるユーザー単位での参照・編集管理はもちろんのこと、「誰が」「いつ」「何を」したのかが一目瞭然のログ管理機能等で、企業のリスクマネジメントを強力にサポートします。またPDF持出制限機能で、ダウンロードしたPDFファイルの参照を制限します。

拡張性(オプション製品)

「ASTRUX2.0 SaaS」の機能拡張を行うオプション製品をご用意しております。
ワークフローと文書管理を組み合わせた一般業務向けに機能拡充が可能です。

◆OptionKit
グループ管理、ユーザー管理、属性管理などの大量なデータを一括で登録
◆Apeos連携
富士ゼロックスApeosPortシリーズとの連携で、紙文書をダイレクトに格納
◆AD連携オプション
ユーザー、グループ管理をAD(Active Directory)に統合可能
◆iPad連携オプション
iPad上でのオフラインのファイル参照や、iPadからのデータエントリーが可能に
◆通達オプション
金融機関様向けの通達管理を簡単に
◆フォーム申請オプション
使い慣れた社内の申請様式を利用して、そのまま電子承認に移行可能
◆マニュアル手順書作成オプション
文書をパーツ化して、マニュアルや手順書の作成を効率よく行うことが可能

SaaSでの導入メリット

コスト削減と導入スピード

サーバ準備、システム構築、メンテナンス・アップデート・といった運用作業も不要。
手軽に、そしてスピーディーに利用開始ができます。

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管理者の業務軽減

システム運用はすべてデジタルマトリックス社が行いますので、自社導入の場合のように設備や技術者を確保する必要がなく、経営資源をメインの業務に集中することが可能。

安全なデータ管理

データセンターで確実にデータを管理します。
サーバ機の運用管理、データのバックアップ、利用状況に応じたシステム増強、セキュリティ対策、OSのアップデートなどのシステム管理は全てデジタルマトリックス社が担当します。

利用規約

下記URLをご参照ください。
http://www.astrux.jp/pdf/SaaScontract.pdf

動作環境

詳細はお問い合わせください。

導入事例

某化学工業会社様

申請処理がスピードアップ!コスト・文書管理セキュリティ向上。

背景

某化学工業会社様は、合成樹脂にかかわる事業に40年以上活躍されており、また日本に軸足を置きながらも視野を広く持ち、事業の国際化を推進されています。

国内・海外の各拠点から、FAXにて各拠点担当者へ書類送付、その後電話で受理確認。最終的に、履歴管理として受信日、承認番号などを書き入れ書類保管。
申請書類稟議書、業務関連、日報など日々発生する申請書類は最終決済まで約2週間程要し、分厚い保管ファイルが何冊も溜まるという状態でした。

課題

業務面では、いくつかの課題がありました。
・各担当宛てに申請用複数ドキュメントをメール添付で送付すると、全員に大きな添付データが送信され使い勝手が悪い。また、誤送信、その他運用面におけるセキュリティを考えると社外に機密情報が流出するという危険性がある
・上司が海外出張で数日不在が続くと、重要な申請も含め、すぐに承認処理が停滞してしまう
・中国、タイ、シンガポールなど海外拠点へのFAX通信費や付帯する人的作業も含めコスト面も問題

導入

ワークフローのパターンの洗い出しと運用設計

「ASTRUX2.0 SaaS」へ業務を移行するために、まずは現状ある申請フローのパターンの洗い出しを行いました。各担当者、部門、書類ごとに承認者が異なっていたりするので、「このワークフローでいいだろうか? このフローは不要か?」と、フローを見直ししつつ、約150パターンのフローを構築しました。

掲示板機能としても利用

「ASTRUX2.0 SaaS」には、マニュアル、ISO、各部門用に文書を格納していますが、「連絡事項」タブには、社内連絡用としてドキュメントをアップし社内掲示板としても利用しています。管理者モードで入れば、すぐ[直接編集]できるので、メンテナンスも簡単です。

効果

申請処理が、約2週間から約2日へと大幅に短縮されました。

また文書管理のセキュリティも向上し、国内・海外拠点とも安心してやりとりが可能となりました。

見切り発車せずに、導入前にじっくり運用方法を設計・検討したことで業務の見直しもできました。

今後

従来の作業と比較して、見えない業務も含めトータルにコスト削減にもつながっています。

導入企業様のプロフィール

導入企業様名
某化学工業会社
所在地
-
概要

合成樹脂等原料の販売並びにリサイクル事業全般

従業員数
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導入時期
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