あなたのビジネススタイルをスマートに。
SmaBiz! は、新しいビジネススタイルをご提案する、
法人様向けソリューション情報サイトです。

仕事の効率が上がったらいいと誰もが思っていることでしょう。
Dropboxの社員たちは仕事でDropbox Business を毎日使い、仕事の効率を上げています。
そんなDropbox社員たちの代表的な使い方を３つほど紹介します。

Dropbox社員たちがやっているDropbox Business の３つの使い方

1. Dropbox Businessにすべてを保存
2. ファイルのメール添付から卒業
3. 共同作業をするときは共有フォルダを使うべし

では、1つずつ詳しく説明していきます。

1. Dropbox Businessにすべてを保存

Dropbox Businessは、ストレージ容量が無制限です。だから、すべてのファイルをDropbox Businessに保存することができます。

私の知る限りDropbox社員は Dropbox Business のフォルダをローカルフォルダのように使っています。
私自身もすべてのファイルをDropbox Businessのフォルダに保存していますし、Dropbox Businessをご利用いただいているお客さまも、そのように使われている方が少なくありません。

このような使い方をすると、とてもいいことが2つあります。

1-1. 安心！自動的にバックアップがクラウド上で作られる

自分が仕事で作るファイル、受け取るファイル全てDropbox Businessに保存すると、自動的にクラウド上にファイルのバックアップが作られます。

だから、万が一パソコンが壊れても、大事なデータはクラウド上にあるので、データまで壊れることはありません。新しいパソコンの用意ができたらDropbox Businessにログインすることで、自分の大事なデータにアクセスすることができます。

バックアップを作ることの重要性は、誰もが頭では分かっていますが、外部ハードディスクなどに保存するのはとても面倒な作業で毎日する方はほとんどいないでしょう。そのような作業にあなたの大事な時間と脳みそを使う必要はありません。Dropbox Businessで自動的にやってしまいましょう。

1-2. 快適！ 自由な働き方で仕事のクオリティを向上

Dropbox Businessに保存しているファイルは、Dropboxのスマホアプリからいつでも見ることができます。さらに自宅のパソコンでもDropbox Businessにログインすればいつでも最新のファイルにアクセスすることができます。
だから、Dropbox Businessにファイルを置いておけば、外出先で何かあってもすぐに対応できます。

スマホで仕事のメールが受け取れて、さらにDropboxがあれば、外出先で結構な範囲の仕事ができます。もちろんExcelでの複雑な計算、長い文章の執筆をするときはパソコンで行うほうがいいですけどね。

大事なことはパソコンを持ち歩かなくても、自分の仕事のファイルにいつでもアクセスできる環境を作ることだと思います。
なぜならば、ふと忘れていた大事なタスクを歩いていてポッと思い出すこともあれば、素晴らしいアイディアが会話の途中で出てくることもあります。自分の仕事のファイルにいつでもアクセスできれば、そんなチャンスは逃さず行動することができます。そうすることで仕事の質が上がることでしょう。

どうですか？この２つ、とてもいいことだと思いませんか？

それでは、
2つ目のファイルのメール添付から卒業
3つ目の共同作業をするときは共有フォルダを使うべし
についても、Dropbox社員たちが具体的に、社内・社外の人たちと仕事するとき、どのように使っているのかこれから説明していきます。

2. ファイルのメール添付から卒業

Dropboxではメール、メッセンジャーなどでファイルを送りたいときにファイルの添付を行いません。
ファイルを送りたいときはDropboxの共有リンクを送っています。

具体的な作業手順は下記の2ステップです。

2-1. 共有リンクを作る

共有リンクを作る方法は３つあります。

2-1-1. フォルダ、ファイル上で右クリック

1つ目はエクスプローラー、Finder上で フォルダ、ファイルを右クリックして、「Dropbox リンクを共有」を選択する方法です。

2-1-2. Dropbox.com から共有メニューをクリック

2つ目はブラウザ上でDropbox.comにアクセスして、共有したいファイルの共有ボタンをクリックする方法です。
下の画面にある共有ボタンをクリックします。

そうすると共有リンクが表示されます。
セキュリティを強化したい際は、共有リンクに有効期限、パスワードが設定できます。

2-1-3. Microsoft OfficeのWord、Excel、 PowerPointで出てくるバッジを使う

3つ目はWord、 Excel、 PowerPointを使うと右に表示されるバッジで共有リンクを作る方法です。

バッジは、Word、Excel、PowerPointで資料を作り終わったあと、すぐにファイルをメールなどで送りたいときに便利です。私はよく、資料を作り終えるとバッジをクリックして共有リンクをすぐに作り、ファイルを共有します。

バッジについての簡単な紹介はこちらの動画をご覧ください。

2-2. 共有リンクをメールに貼り付ける

共有リンクを作ったら、あとはリンクをメールに貼り付けて終わりです。
メールにコピーした共有リンクをそのまま貼り付けてもいいですし、テキストにリンクの設定をするのもいいでしょう。
実際のメールの文面だとこのようになります。

メールにリンクURLをそのまま貼り付けた場合

文章にリンクを設定した場合

Dropboxでは後者の文書にリンクを設定したメールを送る人がほとんどです。
このほうがメールの文面がすっきりするので、メールの受け手も読みやすくなります。

このようにして毎日、Dropboxではファイル共有が行われています。それではなぜ、共有リンクが便利なのかを解説します。

2-3. 共有リンクがメール添付よりもいい理由3つ

メールにファイルを添付するよりも共有リンクが便利な点がいくつかありますが、ここでは3つほど紹介します。

2-3-1. 重いファイルの共有も簡単

メールにリンクを貼るだけでファイルの共有ができるので、サイズの大きな重いファイルのリンクを送っても、メールは重くなりません。

たとえば、PowerPointのプレゼンが5MBを超えることはよくあることでしょう。メールで送るのもいいのですが、共有リンクで送るとさらにラクです。

2-3-2. メールを送信した後でもファイルの修正ができる

メールで資料を添付して送った直後に、送ったファイルの間違いに気づいて、再度メールを送った経験はありませんか？私はあります。
そんなときは再度メールの文面で「すみません、先ほど送付したファイルに間違いがあり、修正しましたので...」と書いて再度メールを送ります。これ、面倒ですよね。
共有リンクでのファイル共有なら、ファイル自体は送っていないので、メールで共有リンクを送付した後でもファイルを修正することができます。

2-3-3. ファイルにコメントがある場合にDropbox.com上でコメントできる

共有されたファイルに対してフィードバックをしたい場合、メールでそのコメントを返信してもいいのですが、複数人がフィードバックをする場合は、それらを1つの場所に書いてもらうことで、コメントを見落とすこともなくなるので、作業ミスが減ります。
Dropboxのコメント機能がそんなときに役に立ちます。

下の画像のように、送られてきた共有リンクをクリックして開くと、ファイルのプレビューが表示され、その右側にコメントを書き込むことができます。

私自身、この機能が最高に便利だと思う場面は写真、映像を確認するときです。
以前、私が撮影した写真をお客さまに約50枚送りました。そして、そのお客さまはどの写真がいいかをコメント機能を使って書いてくれたのです。これにより、私はブラウザ上で写真とコメントを一緒に見ることができたので、お客様がどの写真を気に入ったのかがすぐに分かりました。しかもそのコメントは写真と一緒にDropboxに保存されているので、時間が経ってもいつでも見返すことができます。

また、あるときディレクターに映像を作ってもらったことがありました。映像の編集が完了すると、ディレクターは、それをDropboxに保存して送ってくれました。私と関連会社の方は、その映像に対してのコメントをDropboxのコメント機能を使って書き込みました。ディレクターはフィードバックをすべて1か所で確認することができたので、すぐにそれを映像に反映し、映像は無事完成しました。

どうですか？今日からメール添付の代わりに、共有リンクでファイルを共有することを始めてみませんか？

3. 共同作業をするときは共有フォルダを使うべし

1つのプロジェクトを複数人で進めていくことは、よくあることではないでしょうか。
プロジェクトの大小に関わらず、Dropboxではプロジェクトができたら必ずと言っていいほど共有フォルダが作られます。
共有フォルダを作ったら、プロジェクトメンバーを共有フォルダに招待し、メンバーみんながそのフォルダで作業できるようにします。

私がDropboxに入社する前の実例ですが、私個人で本を執筆する機会をいただきました。
本の執筆が決まり次第、編集者がDropboxで共有フォルダを作って私を招待してくれました。

私はその共有フォルダに本のネタ、スケジュール、原稿など、すべてを保存しました。
原稿は、毎朝4時半に起きて7時まで書いていました。この生活が1ヶ月半続き、細かいことを気にしている余裕はなくなり、いちいち原稿をメール添付で編集者に送っていられなくなりました。その中でDropboxは私の救世主でした。
Dropboxを使うことで、原稿を書き終わっても、その都度編集者にメールする必要はなく、メールでここまで書いたと伝えておくだけで、私の最新の原稿を編集者が見ることができたからです。
だから、私が原稿を書いている間でも、編集者は編集作業ができました。
原稿をいちいち編集者に送らなくてもいいし、お互いがいつも最新の原稿やファイルにアクセスできたので、トラブルも起きることなく、私は原稿を書くことに100%集中できました。

Dropboxでも企画書や予算など、共同で資料を作るときには、共有フォルダでメンバーが同じファイルにアクセスできるようにして、作業をしています。
私は最近、1つの企画書を3人で作っていました。昼間は日本にいるメンバーの1人がファイルを編集し、夜の8時〜10時に私がそのファイルを更新していました。そして、私たち日本のメンバーが寝ている間に、アメリカにいるもう1人のメンバーがファイルを更新して作っていました。そのおかげで迅速に質の高い資料を作ることができました。

どうですか？共有フォルダを使って共同作業をしてみたくなりませんか？

最後に

いかがでしたか？
Dropbox社員たちが使っているDropbox Businessの使い方はいたって簡単ですが、私は日々の業務でこのようにDropbox Businessを使うことにより、スムーズに仕事が進められていると実感しています。

仕事の効率が上がれば、仕事のクオリティも向上しますし、今まで以上に自分の時間を作ることもできます。
また、Dropbox Businessを使うことでオフィスにいなくても仕事ができるので、より柔軟なワークスタイルを確立することもできます。
節約できた時間をもっと素敵なことに使えば、あなたの可能性はますます広がるのではないでしょうか。

あなたの仕事効率の向上と、より自分に合った働き方をDropbox Businessで実現しませんか。